1. Cơ sở pháp lý
Cơ sở pháp lý của hồ sơ khấu trừ thuế TNCN điện tử dựa trên các nghị định, thông tư sau:
- Nghị định số 123/2020/NĐ-CP ban hành ngày 19 tháng 10 năm 2020 của Chính phủ quy định về hóa đơn, chứng từ.
- Thông tư số 78/2021/TT-BTC do Bộ Tài chính ban hành ngày 17/09/2021 hướng dẫn một số điều của TNHH Quản lý thuế ngày 13/06/2019.
2. Chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử là gì?
Tại Khoản 5 Điều 3 Nghị định 123/2020/NĐ-CP nêu rõ:
Chứng từ điện tử bao gồm các chứng từ, biên lai thu tiền theo quy định tại Khoản 4 Điều này được thể hiện dưới dạng dữ liệu điện tử do tổ chức, cá nhân thực hiện khấu trừ thuế hoặc tổ chức thu thuế cấp cho người nộp thuế. , phí, lệ phí được cấp cho người nộp bằng phương tiện điện tử theo quy định của pháp TNHH về phí, lệ phí và pháp TNHH về thuế.
Trích dẫn Nghị định 123/2020/NĐ-CP tại Thư viện pháp TNHH.vn
Theo nghị định này, ngoài chứng từ khấu trừ thuế TNCN, chứng từ nộp thuế, phí, lệ phí áp dụng dưới dạng điện tử cũng được coi là chứng từ điện tử.
Như vậy, chứng từ khấu trừ thuế TNCN sẽ được cơ quan có thẩm quyền quy định theo mẫu đồng thời cấp cho cá nhân khấu trừ thuế TNCN đại diện cho số thuế khấu trừ tương ứng.
3. Quy định về hồ sơ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân (TNCN) điện tử theo Nghị định 123
Từ ngày 01/07/2022 trở đi, tất cả các doanh nghiệp, tổ chức bắt buộc phải chuyển sang sử dụng chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử thay cho chứng từ giấy. Trường hợp hóa đơn tự in đã sử dụng hết còn dư. Quy định cụ thể của loại văn bản này như sau:
3.1. Thời điểm lập hồ sơ khấu trừ thuế TNCN điện tử
Điều 31 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định về thời điểm lập hồ sơ như sau:
Tại thời điểm khấu trừ thuế thu nhập cá nhân, thời điểm thu thuế, phí, lệ phí, tổ chức khấu trừ thuế thu nhập cá nhân, tổ chức thu thuế, phí, lệ phí phải lập chứng từ, biên lai giao cho người nộp thuế. người có thu nhập được trừ thuế, người nộp thuế, phí, lệ phí.
Nguồn: Theo Điều 31 Nghị định 123 TNHH Library.vn
3.2. Nội dung chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử
Căn cứ Khoản 1 Điều 32 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định cụ thể các nội dung bắt buộc phải có trên loại văn bản điện tử này như sau:
1. Chứng từ khấu trừ thuế có các nội dung sau:
a) Tên chứng từ khấu trừ thuế, ký hiệu chứng từ khấu trừ, ký hiệu chứng từ khấu trừ thuế, số thứ tự chứng từ khấu trừ thuế;
b) Tên, địa chỉ, mã số thuế của người nộp;
c) Tên, địa chỉ, mã số thuế của người nộp thuế (nếu người nộp thuế đã có mã số thuế);
d) Quốc tịch (trường hợp người nộp thuế không mang quốc tịch Việt Nam);
đ) Mức thu nhập, thời điểm trả thu nhập, tổng thu nhập chịu thuế, số thuế đã khấu trừ; số tiền thu nhập vẫn nhận được;
đ) Ngày, tháng, năm lập chứng từ khấu trừ thuế;
g) Họ, tên, chữ ký của người nộp tiền.
Trường hợp sử dụng chứng từ khấu trừ điện tử thì chữ ký trên chứng từ điện tử là chữ ký số.
Nguồn: Khoản 1 Điều 32 Nghị định 123/2020/NĐ-CP Pháp TNHH Library.vn
3.3. Mẫu chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử
Doanh nghiệp, tổ chức khấu trừ thuế TNCN bằng hình thức điện tử tự xây dựng hệ thống phần mềm để sử dụng, đồng thời đảm bảo các nội dung bắt buộc theo quy định tại Khoản 1 Điều 32 Nghị định 123/2020/NĐ-CP.
Ngoài ra, tổ chức không phải đăng ký, thông báo phát hành và chuyển dữ liệu điện tử đến CQT (Cơ quan thuế).
3.4. Cách bảo quản, lưu trữ văn bản điện tử
Việc bảo quản, lưu trữ chứng từ điện tử được quy định tại Khoản 1,2,3 Điều 6 Nghị định 123/2020/NĐ-CP tương tự như hóa đơn điện tử, cụ thể như sau:
1. Hóa đơn, chứng từ được bảo quản, lưu trữ đảm bảo:
a) An toàn, bảo mật, toàn vẹn, đầy đủ, không thay đổi, sai lệch trong thời gian lưu trữ;
b) Lưu trữ đúng, đầy đủ theo quy định của pháp TNHH về kế toán.
2. Hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử được bảo quản, lưu trữ bằng phương tiện điện tử. Cơ quan, tổ chức, cá nhân được lựa chọn, áp dụng hình thức bảo quản, lưu trữ hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử phù hợp với đặc điểm hoạt động và khả năng ứng dụng công nghệ của mình. Hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử phải sẵn sàng để in ra giấy hoặc tra cứu được khi có yêu cầu.
3. Hóa đơn đặt in, chứng từ đặt in, tự in của cơ quan thuế phải được bảo quản, lưu trữ theo các yêu cầu sau:
a) Hóa đơn, chứng từ chưa lập được lưu trữ, bảo quản trong kho theo chế độ lưu trữ, bảo quản chứng từ có giá.
b) Hóa đơn, chứng từ lập tại đơn vị kế toán được lưu trữ theo quy định về lưu trữ, bảo quản tài liệu kế toán.
c) Hóa đơn, chứng từ lập tại tổ chức, hộ gia đình, cá nhân không phải là đơn vị kế toán được lưu trữ, bảo quản như tài sản riêng của tổ chức, hộ gia đình, cá nhân đó.
Nguồn: Khoản 1,2,3 Điều 6 Nghị định 123/2020/NĐ-CP Pháp TNHH Library.vn
3.5. Xử lý chứng từ khấu trừ thuế TNCN tự in, còn nợ
Ngày 12/07/2022, Tổng cục Thuế ban hành Công văn số 2455/TCT-DNNCN hướng dẫn triển khai, vận hành hóa đơn, chứng từ điện tử. Đặc biệt:
- Trường hợp chưa triển khai chứng từ khấu trừ điện tử thì tổ chức (bao gồm cả cơ quan thuế) được sử dụng chứng từ khấu trừ thuế TNCN tự ban hành theo Thông tư số 37/2010/TT-BTC đã công bố ban hành. trước ngày 1 tháng 7 năm 2022.
- Trường hợp vẫn còn chứng từ khấu trừ thuế TNCN do cơ quan thuế cấp thì cũng được tiếp tục sử dụng.
Ghi chú:
Từ ngày 01 tháng 7 năm 2022; Cơ quan thuế sẽ không tiếp tục cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN do Cơ quan thuế in. Do đó, nếu chứng từ tự in đã sử dụng hết mà vẫn còn tồn thì tổ chức phải chuyển sang sử dụng chứng từ khấu trừ thuế điện tử.
Đồng thời, tổ chức trả thu nhập không làm thủ tục nộp hồ sơ khấu trừ thuế TNCN trên Cổng thông tin điện tử Thuế TP.HCM theo hướng dẫn tại Mục 2 Công văn số 7563/CTTPHCM-TTHT và Công văn số 7564/Hồ Hồ Chí Minh-TTHT về hồ sơ khấu trừ thuế TNCN điện tử.
3.6. Mẫu chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử mới nhất
Mẫu chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân mới nhất (Mẫu 03/TNCN) ban hành kèm theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP có hiệu lực từ ngày 01/07/2022.
Mẫu chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử tự in mới nhất Mẫu CTT56 – Căn cứ theo mẫu chứng từ khấu trừ thuế TNCN Mẫu 03/TNCN
*Ghi chú: Hiện nay trên các trang thông tin, mạng xã hội chia sẻ rất nhiều mẫu chứng từ khấu trừ thuế TNCN có sự khác biệt. Tuy nhiên, để xác minh đâu là mẫu chứng từ khấu trừ hợp lệ theo thông tư mới, đơn vị có thể đối chiếu các mẫu chứng từ và nhận biết như sau:
So với mẫu chứng từ khấu trừ thuế TNCN trước đây (Thông tư số 37/2010/TT-BTC), mẫu chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử mới nhất theo Nghị định 123 có những điểm mới như:
– Ký hiệu: Model CTT56
– Chỉ tiêu bổ sung [14a]: Đóng bảo hiểm bắt buộc
– Thêm phần Chữ ký số
Theo Điều 32 Khoản 1 Nghị định 123/2020/NĐ-CP; tổ chức phải sử dụng chữ ký số trên chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử.
4. Điều kiện để chứng từ điện tử đảm bảo tính pháp lý
Theo các quy định đã nêu, có thể kết luận một số điều kiện đảm bảo giá trị pháp lý của văn bản điện tử dưới đây:
Chứng từ điện tử bao gồm đầy đủ các nội dung cơ bản theo quy định của pháp TNHH
- Để có giá trị pháp lý và được công nhận, chứng từ điện tử phải có đầy đủ các thông tin cơ bản quy định tại Điều 16 TNHH kế toán 2015.
Tính an toàn, bí mật của tài liệu phải được đảm bảo
- Chứng từ điện tử cần đảm bảo tính bảo mật và toàn vẹn dữ liệu. Thông tin trong quá trình sử dụng và lưu trữ phải được quản lý, kiểm tra thường xuyên để tránh bị truy cập và khai thác trái phép.
Đảm bảo tính xác thực của thông tin
- Chứng từ cần rõ ràng, kịp thời, đầy đủ và tuân thủ các quy định về nội dung mẫu. Trường hợp chứng từ chưa có mẫu thì đơn vị kế toán có thể lập chứng từ kế toán riêng nhưng phải đảm bảo đầy đủ các nội dung theo quy định.
Chữ ký trên chứng từ điện tử phải là chữ ký số
- Theo Điều 32 Khoản 1 Nghị định 123/2020/NĐ-CP; tổ chức phải sử dụng chữ ký số trên chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử.
5. Chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử AMIS PIT
Nhằm đáp ứng kịp thời nhu cầu chuyển đổi và sử dụng chứng từ điện tử khấu trừ thuế TNCN theo Nghị định 123, Thông tư 78, MISA đã phát hành phần mềm Hố MISA AMIS đáp ứng đầy đủ các nghiệp vụ chứng từ điện tử mới nhất, cùng nhiều lợi ích tuyệt vời như:
- Cung cấp bộ hồ sơ đăng ký theo Thông tư 78, đơn vị sử dụng mẫu này nộp hồ sơ đăng ký với cơ quan thuế.
- Đáp ứng việc lập biểu mẫu, lập và ký điện tử mẫu chứng từ khấu trừ theo Nghị định 123, Thông tư 78.
- Xử lý các chứng từ đã lập khi có sai sót.
- Lập và nộp bảng kê sử dụng chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử cho cơ quan thuế.
| ✅ Dịch vụ thành lập công ty | ⭕ ketoanhn.com cung cấp trọn gói dịch vụ thành lập công ty/ thành lập doanh nghiệp chuyên nghiệp cho khách hàng trên toàn quốc |
| ✅ Đăng ký giấy phép kinh doanh | ⭐ Thủ tục bắt buộc để cá nhân, tổ chức được phép hoạt động kinh doanh |
| ✅ Dịch vụ ly hôn | ⭕ Với kinh nghiệm nhiều năm trong lĩnh vực tư vấn ly hôn, chúng tôi tin rằng có thể hỗ trợ và giúp đỡ bạn |
| ✅ Dịch vụ kế toán | ⭐ Với trình độ chuyên môn rất cao về kế toán và thuế, chúng tôi sẽ đảm bảo các báo cáo được lập theo đúng quy định của pháp TNHH |
| ✅ Dịch vụ kiểm toán | ⭕ Đảm bảo cung cấp chất lượng dịch vụ tốt và cung cấp các giải pháp giúp doanh nghiệp tối ưu hóa hoạt động sản xuất kinh doanh hoặc các hoạt động khác |
| ✅ Dịch vụ hộ chiếu | ⭕ Giúp bạn rút ngắn thời gian nhận hộ chiếu, hỗ trợ khách hàng các dịch vụ liên quan và cam kết bảo mật thông tin |