Việc thành lập các chi nhánh, văn phòng đại diện của công ty xuất phát từ chiến lược mở rộng mạng lưới kinh doanh và thị trường khách hàng của công ty. Vậy hồ sơ, thủ tục thành lập chi nhánh, văn phòng đại diện như thế nào? Hãy cũng theo dõi bài viết dưới đây.
1. Thành lập chi nhánh doanh nghiệp
1.1 Hồ sơ thành lập chi nhánh doanh nghiệp
- Thông báo thành lập chi nhánh có chữ ký của người đại diện theo pháp luật
- Quyết định bằng văn bản về việc thành lập chi nhánh
- Biên bản họp thành lập chi nhánh (trừ hộ kinh doanh, công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên)
- Quyết định bổ nhiệm người đứng đầu chi nhánh
- Giấy tờ chứng thực cá nhân của người đứng đầu chi nhánh như: CMND/hộ chiếu/thẻ căn cước,…
- Bản sao hợp lệ chứng chỉ hành nghề đối với các ngành nghề quy định (nếu có yêu cầu)
- Giấy ủy quyền cho người thực hiện thủ tục
1.2 Thủ tục thành lập chi nhánh doanh nghiệp
Doanh nghiệp có thể hoàn tất thủ tục thành lập chi nhánh trực tuyến tại Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp hoặc đến trực tiếp Phòng Đăng ký kinh doanh để nộp hồ sơ cứng.
Quy trình hoàn thành thủ tục đăng ký chi nhánh tại Phòng đăng ký kinh doanh:
- Doanh nghiệp chuẩn bị hồ sơ và đến phòng đăng ký kinh doanh tỉnh, thành phố nơi muốn thành lập chi nhánh để nộp hồ sơ.
- Phòng đăng ký kinh doanh tiếp nhận và kiểm tra tính hợp lệ của hồ sơ.
- Trong khoảng 3 ngày làm việc nếu hồ sơ đầy đủ và hợp lệ doanh nghiệp sẽ nhận được giấy chứng nhận hoạt động chi nhánh và nộp lệ phí 100.000 đồng. Nếu hồ sơ chưa hợp lệ sẽ yêu cầu sửa đổi, bổ sung.
Lưu ý: Khi đặt chi nhánh tại tỉnh/thành phố khác nơi đặt trụ sở chính cần nghiên cứu các quy định của pháp luật về ngành, nghề kinh doanh của doanh nghiệp được phép kinh doanh tại chi nhánh.
1.3 Nộp hồ sơ
Nộp hồ sơ đăng ký tại Phòng Đăng ký kinh doanh tỉnh/thành phố nơi đặt chi nhánh. Hoặc nộp hồ sơ lên Cổng (theo hướng dẫn)
1.4 Nhận kết quả
- Chờ nhận Giấy chứng nhận thành lập chi nhánh nếu hồ sơ đầy đủ và hợp lệ. Trường hợp hồ sơ chưa hợp lệ cần sửa đổi, bổ sung theo phản hồi của Phòng Đăng ký kinh doanh.
- Nộp hồ sơ trực tuyến thì cần mang hồ sơ gốc đến phòng đăng ký kinh doanh tỉnh/thành phố để nhận kết quả nếu không sử dụng chữ ký số công cộng.
- Khoảng 3-5 ngày làm việc, Phòng Đăng ký kinh doanh sẽ kiểm tra tính hợp lệ của hồ sơ để tiến hành cấp Giấy chứng nhận hoạt động của chi nhánh hoặc phản hồi yêu cầu sửa đổi, bổ sung các giấy tờ cần thiết.
2. Thành lập văn phòng đại diện
1.1 Hồ sơ đăng ký thành lập văn phòng đại diện
- Bản sao hợp lệ Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh của công ty mẹ
- Bản sao công chứng chứng minh nhân dân/thẻ căn cước/hộ chiếu hoặc hộ khẩu còn hiệu lực thay cho chứng minh nhân dân
- Tài liệu chứng minh địa điểm là địa chỉ doanh nghiệp được quyền sử dụng để đăng ký thành lập
- Hợp đồng dịch vụ tư vấn trong trường hợp doanh nghiệp sử dụng dịch vụ của công ty tư vấn (kèm theo thư giới thiệu của công ty tư vấn)
1.2 Soạn thảo hồ sơ thành lập văn phòng đại diện
Thông báo thành lập văn phòng đại diện
Nội dung thông báo bao gồm: Thông tin doanh nghiệp, tên doanh nghiệp, mã số doanh nghiệp/mã số thuế hoặc số Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, thông tin văn phòng đại diện bao gồm:
- Tên văn phòng đại diện được thành lập có thể bằng tiếng Việt có dấu, tên nước ngoài hoặc tên viết tắt.
- Địa chỉ của văn phòng đại diện phải ghi rõ các thông tin: số nhà, ngách, ngõ, ngách, đường/xóm/ấp, xã/phường/thị trấn, quận/huyện/thị xã/thành phố trực thuộc tỉnh, tỉnh/thành phố. Thông tin email, website, số điện thoại, số fax.
- Nội dung hoạt động của văn phòng đại diện: đại diện theo ủy quyền cho các lợi ích của doanh nghiệp cũng như bảo vệ các lợi ích đó.
- Thông tin người đứng đầu văn phòng đại diện: Họ và tên; Tình dục; Ngày sinh; Thông tin về chứng minh nhân dân/hộ chiếu/giấy tờ chứng thực cá nhân khác; Nơi đăng ký hộ khẩu thường trú; Nơi ở hiện tại của cá nhân; Chức danh trưởng văn phòng đại diện.
- Thông tin đăng ký thuế: Địa chỉ nhận thông báo thuế; Ngày bắt đầu hoạt động; Hình thức kế toán; Năm tài chính; Tổng số lao động; Đăng ký xuất nhập khẩu; Thông tin về tài khoản ngân hàng, tài khoản kho quỹ; Thông tin về các loại thuế phải nộp và hoạt động chính của văn phòng đại diện.
- Họ, tên, chữ ký của người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp.
Một số quyết định cần thiết:
- Quyết định của chủ sở hữu đối với công ty TNHH hoặc quyết định của đại hội đồng cổ đông đối với loại hình công ty cổ phần về việc đăng ký thay đổi địa chỉ trụ sở chính của Công ty. Trong đó nêu rõ nội dung thành lập văn phòng đại diện như trong thông báo thành lập văn phòng đại diện.
- Quyết định bổ nhiệm Trưởng văn phòng đại diện.
- Biên bản họp Hội đồng thành viên/cổ đông về việc đăng ký thay đổi địa chỉ trụ sở chính của công ty. Trong đó nêu rõ nội dung thành lập văn phòng đại diện như trong thông báo thành lập văn phòng đại diện.
1.3 Nộp hồ sơ tại Phòng Đăng ký kinh doanh
- Nộp bản giấy tại 1 cửa Sở Kế hoạch và Đầu tư: Soạn 1 bộ hồ sơ kèm theo hồ sơ pháp lý và nộp tại bộ phận 1 cửa. Cán bộ tiếp nhận hồ sơ kiểm tra sơ bộ tính hợp lệ, tiếp nhận hồ sơ, hồ sơ tùy theo từng địa bàn cụ thể chuyển cho chuyên viên phụ trách lĩnh vực mình quản lý giải quyết.
- Nộp hồ sơ lên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp: Hồ sơ được thực hiện như nộp hồ sơ trên giấy nhưng doanh nghiệp phải scan từng mục theo định dạng quy định (pdf, jpg). Sau đó nộp hồ sơ qua tài khoản do Sở Kế hoạch và Đầu tư cấp.
1.4 Nhận kết quả
- Sau khi kiểm tra tính hợp lệ của hồ sơ, cơ quan đăng ký sẽ thụ lý hồ sơ của doanh nghiệp.
- Sau khoảng 3 ngày làm việc, hồ sơ hợp lệ sẽ được xét duyệt, doanh nghiệp sẽ nhận được Giấy chứng nhận đăng ký thành lập văn phòng đại diện kèm theo bản giấy nộp hồ sơ. Nộp hồ sơ trên Cổng thông tin điện tử với doanh nghiệp không sử dụng chữ ký số, doanh nghiệp mang hồ sơ bản cứng đến Phòng Đăng ký kinh doanh để nhận Giấy chứng nhận.
- Nếu hồ sơ chưa hợp lệ, doanh nghiệp sẽ nhận được thông báo bổ sung hồ sơ theo quy định.
- Ngoài ra, sau khi nhận Giấy chứng nhận, doanh nghiệp cần kê khai nộp thuế môn bài, mức thuế là 1.000.000 đồng/năm đối với văn phòng đại diện.
- Quyết định thành lập văn phòng đại diện
- Theo quy định của Luật Doanh nghiệp, sau khi công ty, tổ chức nộp hồ sơ đăng ký thành lập văn phòng đại diện, sau khoảng 05 ngày làm việc nếu hồ sơ đầy đủ và hợp lệ, doanh nghiệp sẽ được cấp Giấy chứng nhận thành lập văn phòng đại diện. Sự đăng ký. chấp nhận hoạt động của văn phòng đại diện.
Lưu ý: Đối với doanh nghiệp nộp hồ sơ trên Cổng thông tin điện tử với doanh nghiệp không sử dụng chữ ký số, nếu sau 30 ngày mà doanh nghiệp không mang bản cứng đến nhận Giấy chứng nhận thì hồ sơ điện tử sẽ bị hủy.
Trên đây là những chia sẻ về thủ tục thành lập văn phòng đại diện cũng như quy trình thành lập chi nhánh. Hy vọng sẽ giúp doanh nghiệp hiểu rõ hơn về thủ tục thành lập chi nhánh, văn phòng đại diện.