Hóa đơn điện tử là một loại hình hóa đơn mới và đang dần trở thành xu hướng trong giao dịch kinh doanh tại Việt Nam hiện nay. Tuy nhiên, hiện nay nhiều doanh nghiệp vẫn chưa biết hóa đơn điện tử hợp pháp là gì. Bài viết dưới đây sẽ giúp bạn giải đáp thắc mắc này.
Hóa đơn điện tử là gì?
Hóa đơn điện tử là tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử về bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ được khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý bằng phương tiện điện tử. Đặc biệt, hóa đơn điện tử phải được khởi tạo, lập, xử lý trên hệ thống máy tính của doanh nghiệp đã được cấp mã số thuế khi bán hàng hóa, dịch vụ và được lưu trữ trên máy tính của các bên theo quy định. dưới luật.
Hóa đơn điện tử hợp pháp
Tính hợp pháp của hóa đơn điện tử có thể hiểu là hóa đơn điện tử tuân thủ các quy định của pháp luật. Cụ thể, doanh nghiệp phải đăng ký sử dụng và được Bộ Tài chính cấp phép sử dụng hóa đơn điện tử.
Theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP có hiệu lực từ ngày 01/11/2018: Hóa đơn điện tử hợp pháp phải đảm bảo tính toàn vẹn thông tin và đáp ứng quy định tại Khoản 5 Điều 4; khoản 6,7,8 của Nghị định. Đặc biệt:
1. Hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền kết nối truyền dữ liệu điện tử với cơ quan thuế phải đảm bảo các nguyên tắc sau:
-
Nhận diện hóa đơn đặt in từ máy tính tiền kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế;
-
Chữ ký số là không cần thiết;
-
Các khoản chi mua hàng hóa, dịch vụ có sử dụng hóa đơn (hoặc lập liên hóa đơn hoặc tra cứu thông tin từ website của Tổng cục Thuế) được khởi tạo từ máy tính tiền được xác định là khoản chi có đủ hóa đơn. hồ sơ pháp lý khi xác định nghĩa vụ thuế.
2. Nội dung hóa đơn điện tử:
-
Tên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn, số hóa đơn;
-
Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán;
-
Tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua (nếu người mua có mã số thuế);
-
Tên, đơn vị tính, số lượng, đơn giá hàng hóa, dịch vụ; thành tiền chưa bao gồm thuế giá trị gia tăng, thuế suất thuế giá trị gia tăng, tổng số tiền thuế giá trị gia tăng theo từng thuế suất, tổng số tiền thuế giá trị gia tăng, tổng số tiền thanh toán bao gồm cả thuế giá trị gia tăng đối với trường hợp xuất hóa đơn giá trị gia tăng;
-
Tổng số tiền thanh toán;
-
Chữ ký số, chữ ký điện tử của người bán;
-
Chữ ký số, chữ ký điện tử của người mua (nếu có);
-
Thời điểm lập hóa đơn điện tử;
-
Mã của cơ quan thuế đối với hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế;
-
Phí, lệ phí thuộc ngân sách nhà nước và các nội dung khác có liên quan (nếu có).
-
Bộ Tài chính hướng dẫn cụ thể nội dung của hóa đơn điện tử và hóa đơn điện tử không nhất thiết phải có đầy đủ các nội dung quy định trên.
3. Thời điểm lập hóa đơn điện tử:
-
Thời điểm lập hóa đơn điện tử bán hàng hóa là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu, quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.
-
Thời điểm lập hóa đơn điện tử cung ứng dịch vụ là thời điểm hoàn thành cung ứng dịch vụ hoặc lập hóa đơn cung ứng dịch vụ, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.
-
Trường hợp giao nhiều lần hoặc bàn giao từng hạng mục, công đoạn dịch vụ thì mỗi lần giao, bàn giao phải lập một hóa đơn tương ứng với số lượng và giá trị của hàng hóa, dịch vụ đã giao.
-
Bộ Tài chính căn cứ quy định của pháp luật về thuế giá trị gia tăng, pháp luật về quản lý thuế hướng dẫn cụ thể về thời điểm lập hóa đơn đối với các trường hợp khác và các nội dung quy định trên.
4. Hình thức hóa đơn điện tử:
Bộ Tài chính quy định cụ thể định dạng chuẩn dữ liệu của hóa đơn điện tử sử dụng khi bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ.
Hóa đơn điện tử không hợp pháp
Ngoài việc hiểu hóa đơn điện tử hợp lệ, hợp pháp, doanh nghiệp cũng cần hiểu hóa đơn điện tử không hợp pháp bởi hóa đơn đó không đáp ứng các quy định về hóa đơn hợp pháp nêu trên. . Hoặc Hóa đơn điện tử đối với trường hợp quy định tại Khoản 9, Khoản 10 Điều 3 Nghị định 119/2018/NĐ-CP. Như sau:
-
Sử dụng hóa đơn điện tử trái phép là hành vi sử dụng hóa đơn điện tử mà không đăng ký việc sử dụng hóa đơn điện tử với cơ quan thuế; gửi hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế để gửi cho người mua đối với trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế; gửi hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế cho người mua sau khi nhận được thông báo ngừng sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế.
-
Hành vi sử dụng trái phép hóa đơn điện tử là việc lập hóa đơn điện tử; sử dụng hóa đơn điện tử của hàng hóa, dịch vụ này để chứng minh hàng hóa, dịch vụ khác; hóa đơn điện tử phản ánh giá trị thanh toán thấp hơn thực tế phát sinh; sử dụng hóa đơn điện tử luân chuyển khi vận chuyển hàng hóa lưu thông.
Việc sử dụng hóa đơn điện tử bất hợp pháp sẽ được Tổng cục Thuế công khai trên Trang thông tin điện tử của Tổng cục Thuế để tổ chức, doanh nghiệp, cá nhân tra cứu.
Hóa đơn điện tử đang dần thay thế hóa đơn truyền thống bởi những lợi ích mà nó mang lại cho cả cơ quan thuế và doanh nghiệp. Vì vậy, các doanh nghiệp, cá nhân cần hiểu rõ cách phân biệt giữa hóa đơn điện tử hợp pháp và bất hợp pháp để tránh mắc phải án oan khi vô tình sử dụng hóa đơn giả hoặc giao dịch thông qua hóa đơn bất hợp pháp.