Bảng theo dõi công nợ là một trong những công cụ quan trọng và phổ biến được nhiều kế toán nhà hàng vừa và nhỏ sử dụng để quản lý công nợ phải thu, phải trả của nhà hàng. Công cụ này thường được xây dựng và thực hiện trên file Excel, cho phép kế toán ghi chép và theo dõi chi tiết các khoản nợ phải trả.
1. Bảng theo dõi công nợ bằng file Excel là gì?
Bảng theo dõi công nợ Sử dụng file Excel hiểu một cách đơn giản là cách theo dõi, kiểm soát tình hình công nợ của khách hàng, nhà cung cấp thông qua file dữ liệu Excel. Theo đó, bạn sẽ nhập thông tin vào một file Excel và dựa vào đó quản lý công nợ một cách chi tiết và nhanh chóng.
Các khoản nợ được chia thành hai loại chính bao gồm: nợ khách hàng và nợ nhà cung cấp. Đặc biệt:
- Công nợ khách hàng: Cần quản lý các khoản phải thu. Trách nhiệm này phát sinh khi mua hàng, ví dụ hàng mua chịu. Các khoản này được gọi chung là các khoản phải thu.
- Công nợ nhà cung cấp: Cần quản lý các khoản phải trả. Đây là khoản nợ phát sinh khi cửa hàng nhập hàng từ nhà cung cấp. Số tiền chưa thanh toán này thường được ghi nhận là nợ phải trả.
Sử dụng file Excel để quản lý công nợ sẽ giúp chủ cửa hàng, nhà hàng tối ưu và tiết kiệm thời gian trong việc quản lý cả 2 loại công nợ trên. Hơn nữa, công cụ này khá dễ sử dụng và miễn phí nên được nhiều nhà hàng vừa và nhỏ lựa chọn.
2. Các thành phần trong bảng theo dõi công nợ bằng file Excel
Trong một bảng theo dõi công nợ Với một file Excel cần có 3 sheet liên kết với nhau theo nội dung sau:
- Danh bạ khách hàng/nhà cung cấp: Bao gồm các thông tin liên quan như mã theo dõi, mã số thuế, thông tin liên hệ.
- Báo cáo công nợ chi tiết (hay còn gọi là sổ chi tiết công nợ): Cập nhật chi tiết các giao dịch công nợ của từng khách hàng/nhà cung cấp.
- Báo cáo tổng hợp công nợ: Tổng hợp phát sinh từng khách hàng/nhà cung cấp và dư nợ cuối kỳ là bao nhiêu. Từ đó có căn cứ trả nợ và thu hồi nợ.
Chúng ta hãy xem xét kỹ hơn từng chủ đề được đề cập ở trên:
2.1. Danh sách khách hàng/nhà cung cấp
Đây là mục đầu tiên của bảng theo dõi công nợ. Phần này cần được cung cấp đầy đủ các thông tin như: Mã khách hàng (được mã hóa theo tên khách hàng), tên khách hàng, địa chỉ liên hệ, số điện thoại, mã số thuế và cột ghi chú nếu cần thiết. bộ.
Phần khai báo thông tin này càng cung cấp đầy đủ thông tin về khách hàng thì kế toán nhà hàng càng dễ dàng theo dõi và quản lý công nợ chi tiết hơn.
2.2. Báo cáo công nợ chi tiết
Trong sheet này, toàn bộ bảng theo dõi công nợ sẽ được trình bày chi tiết giúp nhà hàng dễ dàng nắm bắt công nợ của từng khách hàng. Phần này bao gồm các thông tin như:
- Mã khách hàng
- Tên khách hàng
- Địa chỉ liên hệ (được cập nhật tự động theo mã khách hàng đã khai báo ở sheet trước).
- Ngày/tháng/năm ghi nhận phải thu-phải trả.
- Số hóa đơn ghi nợ
- Nội dung giao dịch mua bán
- Khoản phải thu: Là số tiền còn nợ sau khi bán hàng mà khách hàng cần phải trả.
- Đã thu: Tổng số tiền đã thanh toán (toàn bộ hoặc một phần) của khoản nợ chưa thanh toán đó.
- Ghi chú nếu có.
Các khoản nợ được cập nhật kịp thời vào sổ theo dõi nợ ngay khi phát sinh. Cuối tháng, kế toán sẽ tổng kết để tính tổng công nợ với từng khách hàng/nhà cung cấp. Đồng thời, so sánh dữ liệu của hai bên.
Bảng theo dõi công nợ Điều này không chỉ giúp nhà hàng nắm bắt được công nợ trên từng đối tượng cụ thể mà bên cạnh đó còn biết được công nợ của mình với đối tác như thế nào. Từ đó có phương án thanh toán/thu nợ hiệu quả. Ngoài ra, công cụ này còn giúp nhà hàng dễ dàng kiểm tra, rà soát khi phát hiện dấu hiệu sai phạm công nợ.
2.3. Báo cáo công nợ tổng hợp
Đây là sheet cuối cùng trong file excel theo dõi công nợ. Cuối tháng, căn cứ vào báo cáo tổng hợp công nợ này, kế toán nhà hàng sẽ quyết toán công nợ phải thu, phải trả cho từng khách hàng dựa trên tổng số lượng nhập/xuất trong tháng.
Tờ này bao gồm các thông tin sau:
- số thứ tự
- Nội dung liên quan đến khách hàng/nhà cung cấp (tên khách hàng, phân loại)
- Thông tin về các khoản phải thu, phải trả.
3. Mọi người hỏi/Câu hỏi thường gặp
Làm thế nào để bạn phân tích một bảng cân đối kế toán?
Bảng cân đối kế toán của một công ty có thể được đánh giá bằng ba loại thước đo chất lượng đầu tư chính: vốn lưu động hoặc thanh khoản ngắn hạn, hiệu suất tài sản và cơ cấu vốn hóa.
Tỷ lệ khả năng thanh toán là gì?
Đây là các tỷ số về khả năng thanh toán của doanh nghiệp, có chức năng phản ánh năng lực tài chính của doanh nghiệp có đáp ứng được nhu cầu thanh toán nợ hay không.
Ý nghĩa của tỷ lệ các khoản phải thu trên các khoản phải trả là gì?
Hệ số này thể hiện tỷ lệ giữa bốn bị chiếm dụng và bốn bị chiếm dụng của doanh nghiệp. Nếu tỷ lệ này cao hơn 100% có nghĩa là doanh nghiệp chiếm dụng nhiều hơn bị chiếm dụng và ngược lại.
| ✅ Dịch vụ thành lập công ty | ⭕ ketoanhn cung cấp trọn gói dịch vụ thành lập công ty/ thành lập doanh nghiệp chuyên nghiệp cho khách hàng trên toàn quốc |
| ✅ Đăng ký giấy phép kinh doanh | ⭐ Thủ tục bắt buộc để cá nhân, tổ chức được phép hoạt động kinh doanh |
| ✅ Dịch vụ ly hôn | ⭕ Với kinh nghiệm nhiều năm trong lĩnh vực tư vấn ly hôn, chúng tôi tin rằng có thể hỗ trợ và giúp đỡ bạn |
| ✅ Dịch vụ kế toán | ⭐ Với trình độ chuyên môn rất cao về kế toán và thuế, chúng tôi sẽ đảm bảo các báo cáo được lập theo đúng quy định của pháp dịch vụ |
| ✅ Dịch vụ kiểm toán | ⭕ Đảm bảo cung cấp chất lượng dịch vụ tốt và cung cấp các giải pháp giúp doanh nghiệp tối ưu hóa hoạt động sản xuất kinh doanh hoặc các hoạt động khác |
| ✅ Dịch vụ hộ chiếu | ⭕ Giúp bạn rút ngắn thời gian nhận hộ chiếu, hỗ trợ khách hàng các dịch vụ liên quan và cam kết bảo mật thông tin |