Hiện nay, nhu cầu cắt giảm những khoản tài chính không cần thiết đã trở thành vấn đề hàng đầu của các doanh nghiệp. Điều này đã dẫn đến một xu hướng mới. Đó là một dịch vụ văn phòng ảo. Vậy văn phòng ảo là gì? Ưu nhược điểm của văn phòng ảo? Văn phòng ảo có hợp pháp không? Hãy cùng tìm hiểu về văn phòng ảo qua bài viết dưới đây.
Văn phòng ảo là gì?
Văn phòng ảo (Virtual Office) là thuật ngữ chỉ một dạng văn phòng cung cấp dịch vụ địa chỉ và liên hệ mà không cần đến không gian vật lý.
Khi thuê văn phòng ảo, doanh nghiệp sẽ nghiễm nhiên sở hữu “diện mạo” của một văn phòng truyền thống như:
-
Thông tin doanh nghiệp: địa chỉ, số điện thoại, số fax, v.v. đều hợp lệ
-
Nhân viên lễ tân trực điện thoại, nhận thư từ, fax,… Sau khi tiếp nhận cuộc gọi của khách hàng sẽ chuyển thông tin về bộ phận kinh doanh.
-
Không gian văn phòng thực: có sẵn các trang thiết bị (phòng họp, máy in, máy fax, máy photocopy, phòng chờ,…).
Ưu điểm của văn phòng ảo?
Có thể nói, ưu điểm lớn nhất của văn phòng ảo chính là tiết kiệm chi phí – điều mà các doanh nghiệp cần nhất trong thời điểm hiện tại.
-
Tiết kiệm chi phí: với hình thức thuê văn phòng ảo, doanh nghiệp không phải tốn chi phí mua sắm tài sản cố định như bàn ghế, đèn điện, điều hòa…, không phải đầu tư xây dựng hay thuê văn phòng dài hạn.
-
Xây dựng hình ảnh chuyên nghiệp: Văn phòng ảo thường được đặt tại trung tâm thành phố hoặc trục đường chính. Doanh nghiệp được sử dụng địa chỉ văn phòng ảo làm địa chỉ đăng ký kinh doanh chính thức, thuận tiện trong việc ký kết hợp đồng, gặp gỡ đối tác,… Điều này tạo nên hình ảnh chuyên nghiệp, uy tín cho doanh nghiệp.
-
Tối đa hóa lợi nhuận, tập trung kinh doanh: Thay vì trả phí dịch vụ hàng tháng và nâng cấp thiết bị, với văn phòng ảo, doanh nghiệp của bạn có thêm thời gian và trí tuệ. để tập trung vào hoạt động kinh doanh cốt lõi của mình.
Nhược điểm của văn phòng ảo?
Văn phòng ảo tuy có nhiều ưu điểm nhưng cũng mang đến những khó khăn cho doanh nghiệp, nhất là về mặt pháp lý
-
Vấn đề pháp lý, đặc biệt là thủ tục đăng ký kinh doanh văn phòng ảo: Trên thực tế, việc đăng ký kinh doanh văn phòng ảo vẫn là một vấn đề chưa được giải quyết triệt để. Tuy nhiên, trước sự phát triển mạnh mẽ của mô hình này, pháp luật đang có những sửa đổi pháp lý để phù hợp với nhu cầu của xã hội. Nếu doanh nghiệp có đăng ký kinh doanh hợp lệ, có giao dịch rõ ràng với khách hàng theo quy định của pháp luật thì sẽ không gặp khó khăn gì.
-
Phải hẹn trước nếu muốn gặp đối tác, khách hàng: Địa chỉ kinh doanh của văn phòng ảo được nhiều doanh nghiệp dùng chung. Vì vậy, khi doanh nghiệp có nhu cầu họp hành, gặp gỡ đối tác, khách hàng phải đặt lịch hẹn trước và theo thời gian đã đăng ký. Điều đó sẽ ít nhiều gây khó khăn cho doanh nghiệp trong việc tiếp cận khách hàng.
Văn phòng ảo có hợp pháp không?
Theo quy định của pháp luật về hoạt động của doanh nghiệp hợp pháp: “Doanh nghiệp được thành lập và đi vào hoạt động khi có đầy đủ thông tin về công ty bao gồm địa chỉ, số nhà, tên đường, phường, xã, thị trấn, quận, huyện. , thị xã, tỉnh, thành phố, thành phố trực thuộc trung ương… nằm trên lãnh thổ Việt Nam, kèm theo số điện thoại, số fax nếu có.”
Hiện pháp luật chưa có quy định cụ thể về trường hợp nào cấm doanh nghiệp thuê “văn phòng ảo” để làm trụ sở hoạt động và cũng chưa có quy định pháp luật cũng như cơ chế xử lý vấn đề này. chủ đề này. Như vậy, văn phòng ảo vẫn được chấp nhận khi đăng ký thành lập doanh nghiệp và pháp luật không cấm trường hợp này.
Một văn phòng vật lý hoặc ảo không quan trọng bằng cách thức hoạt động của doanh nghiệp. Vì vậy, thay vì quản lý trụ sở chính, cần quản lý con người hơn. Mỗi doanh nghiệp sẽ có một người đại diện theo pháp luật và người này sẽ chịu trách nhiệm trước cơ quan nhà nước về hoạt động của doanh nghiệp. Các cơ quan quản lý nên tiếp cận và quản lý các đại diện hợp pháp thay vì cố gắng quản lý trụ sở “văn phòng ảo” của họ. Đây là cách tiếp cận hợp lý.
Văn phòng ảo là sự lựa chọn hợp lý cho doanh nghiệp trong thời buổi kinh tế khó khăn như hiện nay. Văn phòng ảo thực sự phù hợp với các doanh nghiệp vừa và nhỏ đang trong giai đoạn thâm nhập thị trường. Qua bài viết này hi vọng bạn đã phần nào hiểu rõ hơn về văn phòng ảo, ưu nhược điểm cũng như tính pháp lý của nó.