Trường hợp cần sử dụng mẫu biên bản thay thế hóa đơn điện tử

Hóa đơn điện tử là gì?

Trường hợp cần sử dụng mẫu biên bản thay thế hóa đơn điện tử

Theo quy định tại Khoản 2 Điều 19 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP:

Trường hợp hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế, hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế đã gửi cho người mua mà người mua, người bán phát hiện có sai sót thì xử lý như sau:

• Trường hợp sai mã số thuế, sai số lượng ghi trên hóa đơn, sai thuế suất, hàng hóa ghi trên hóa đơn không đúng quy cách, chất lượng thì người bán và người mua có thể lựa chọn sửa hoặc thay thế hóa đơn điện tử có sai sót.

Đối với trường hợp trên, có 2 cách sử dụng mẫu biên bản thay thế hóa đơn điện tử như sau:

• Trường hợp các bên đã có sự thỏa thuận, bên bán và bên mua sẽ lập biên bản thỏa thuận ghi rõ sai sót, sau đó bên bán lập hóa đơn điện tử để sửa hoặc thay thế hóa đơn lập sai. Hóa đơn điện tử điều chỉnh thành hóa đơn điện tử lập sai phải có dòng chữ “Điều chỉnh cho hóa đơn mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm”;
• Người bán lập biên bản thay thế hóa đơn điện tử lập sai

Trừ các trường hợp sau: Người bán và người mua có thỏa thuận bằng văn bản trước khi lập biên bản đổi hóa đơn lập sai.

Khi đó, người bán và người mua cần phải lập biên bản thỏa thuận cụ thể lỗi, sau đó người bán lập hóa đơn điện tử thay thế cho hóa đơn sai sót.

Hóa đơn điện tử mới thay thế cho hóa đơn điện tử đã lập bị lỗi phải có nội dung như sau:

“Thay thế cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng…”.

Người bán ký điện tử vào hóa đơn điện tử mới thay thế cho hóa đơn điện tử đã lập sai, sau đó:

• Trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế, người bán gửi cho người mua;
• Trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế: Người bán gửi cơ quan thuế để cơ quan thuế cấp mã cho hóa đơn điện tử mới để gửi cho người mua.