Bạn đang muốn mở rộng hoạt động kinh doanh của mình ở một tỉnh hoặc quốc gia khác, nhưng không chắc liệu việc kinh doanh ở đó có thuận tiện không? Trong trường hợp này, bạn nên đặt văn phòng đại diện tại nơi bạn muốn mở rộng hoạt động kinh doanh để đảm bảo vẫn chiếm lĩnh được thị trường nhưng cũng có thể “bỏ nghề” nếu thị trường đó hoạt động không hiệu quả. Vậy văn phòng đại diện là gì? Chức năng của văn phòng đại diện là gì? Có khác gì so với chi nhánh công ty không?
Văn phòng đại diện là gì?
Văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, có nhiệm vụ đại diện theo ủy quyền cho lợi ích của doanh nghiệp và bảo vệ các lợi ích đó. Nội dung hoạt động của văn phòng đại diện phải phù hợp với nội dung hoạt động của doanh nghiệp.
Văn phòng đại diện không được trực tiếp kinh doanh, không được ký kết các hợp đồng kinh tế với đối tác trừ trường hợp được ủy quyền của trụ sở chính. Doanh nghiệp quản lý hoạt động của văn phòng đại diện nên mọi hoạt động kê khai thuế, xuất hóa đơn sẽ do trụ sở chính của doanh nghiệp quản lý.
Nếu chủ doanh nghiệp chỉ cần một địa chỉ hợp pháp để tiện giao dịch với đối tác mà không nhất thiết phải thực hiện các hoạt động kinh doanh sinh lời thì thành lập Văn phòng đại diện là giải pháp phù hợp nhất.
Chức năng của văn phòng đại diện
Văn phòng đại diện là đơn vị pháp nhân trực thuộc doanh nghiệp và chỉ thực hiện chức năng thay mặt doanh nghiệp về mặt hành chính với 10 chức năng chính sau:
-
Thực hiện công tác phát triển ngành nghề kinh doanh đã được cấp có thẩm quyền trên địa bàn cấp phép hoạt động theo quy định của pháp luật hiện hành.
-
Thực hiện báo cáo cho chính quyền địa phương theo quy định của nhà nước.
-
Lập báo cáo tài chính định kỳ gửi về trụ sở chính theo quy định riêng của doanh nghiệp.
-
Báo cáo kết quả kinh doanh hàng năm, kết quả tăng trưởng và chiến lược phát triển của cơ sở.
-
Tổ chức công tác hạch toán kinh tế theo nguyên tắc hạch toán độc lập.
-
Xây dựng và hoàn thiện bộ máy quản lý theo định hướng quy mô của Hội đồng quản trị.
-
Phối hợp với trụ sở chính doanh nghiệp và các cơ sở, chi nhánh khác trong việc khai thác khách hàng cũng như điều động nhân viên.
-
Quản lý hoạt động kinh doanh trên địa bàn hoạt động.
-
Soạn thảo các văn bản pháp luật phục vụ cho mọi hoạt động của văn phòng trên cơ sở các văn bản pháp luật của doanh nghiệp.
Phân biệt văn phòng đại diện và chi nhánh
Chi nhánh là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, có nhiệm vụ thực hiện toàn bộ hoặc một phần chức năng của doanh nghiệp, kể cả chức năng đại diện theo ủy quyền. Ngành, nghề kinh doanh của chi nhánh phải phù hợp với ngành, nghề kinh doanh của doanh nghiệp.
-
Chi nhánh của doanh nghiệp tổ chức và hoạt động trong phạm vi quốc gia
-
Thực hiện các nhiệm vụ, nghiệp vụ tương tự như chức năng của doanh nghiệp mẹ.
-
Phải thực hiện nghĩa vụ nộp thuế theo quy định của pháp luật, và thuế giá trị gia tăng.
-
Thực hiện toàn bộ hoặc một phần chức năng của doanh nghiệp, bao gồm chức năng kinh doanh và chức năng đại diện theo ủy quyền.
Ngược lại, văn phòng đại diện chỉ có chức năng ủy quyền, quảng bá hình ảnh, thương hiệu, phân phối sản phẩm của công ty.
-
Văn phòng đại diện không được thực hiện các nghiệp vụ liên quan đến doanh nghiệp mẹ.
-
Văn phòng đại diện không phải nộp thuế môn bài,
-
Văn phòng đại diện phải khai thuế đối với các loại thuế mà Văn phòng đại diện nộp hoặc nộp thay; không phát sinh các loại thuế, văn phòng đại diện không phải khai thuế.
-
Văn phòng đại diện không có chức năng kinh doanh.
Hồ sơ thành lập văn phòng đại diện bao gồm:
-
Thông báo thành lập văn phòng đại diện (do người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp ký)
-
Quyết định bằng văn bản về việc thành lập văn phòng đại diện của Hội đồng quản trị (do Chủ tịch Hội đồng quản trị ký)
-
Bản sao biên bản họp về việc thành lập văn phòng đại diện của Hội đồng quản trị
-
Bản sao hợp lệ quyết định bổ nhiệm người đứng đầu văn phòng đại diện
-
Bản sao hợp lệ một trong các giấy tờ chứng thực cá nhân còn hiệu lực của người đứng đầu văn phòng đại diện;
-
Đối với Cá nhân mang quốc tịch Việt Nam: Chứng minh nhân dân hoặc hộ chiếu;
-
Đối với cá nhân có quốc tịch nước ngoài: Giấy đăng ký tạm trú do cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam cấp, Giấy phép lao động và Hộ chiếu;
-
Mục lục hồ sơ (theo thứ tự trên);
-
Bìa hồ sơ (bằng bìa mỏng hoặc ni lông cứng không có chữ sử dụng cho các mục đích khác);
-
Tờ khai thông tin của người nộp đơn;
Hồ sơ nộp tại Phòng đăng ký kinh doanh tỉnh/thành phố nơi văn phòng đại diện đăng ký hoạt động.
Hi vọng sau bài viết này bạn đã hiểu rõ hơn về cách thành lập cũng như các chức năng của văn phòng đại diện.