Thay đổi tên công ty là một trong những bước quan trọng trong quá trình hoạt động của công ty. Nhưng để nắm rõ các điều kiện, thủ tục chuẩn bị sang tên đổi chủ là điều không hề đơn giản đối với những người không am hiểu về pháp luật.
Thủ tục thay đổi tên công ty
Bước 1: Doanh nghiệp kiểm tra tên công ty dự kiến thay đổi có bị trùng hoặc gây nhầm lẫn với tên của doanh nghiệp khác đã đăng ký trên toàn quốc hay không.
Bước 2: Doanh nghiệp chuẩn bị hồ sơ đổi tên công ty bao gồm:
– Thông báo thay đổi tên công ty
– Quyết định của đại hội đồng cổ đông về việc đổi tên công ty do chủ tịch hội đồng quản trị ký.
– Biên bản họp về việc đổi tên công ty của Đại hội đồng cổ đông có chữ ký của chủ toạ và thư ký cuộc họp hoặc có chữ ký của các cổ đông dự họp.
– Bản sao Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh và bản chính Giấy chứng nhận đăng ký thuế hoặc bản sao Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh và đăng ký thuế.
– Xuất trình bản chính Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp hoặc bản chính Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh và đăng ký thuế.
Bước 3: Doanh nghiệp nộp hồ sơ đổi tên công ty đến Phòng Đăng ký kinh doanh – Sở Kế hoạch và Đầu tư nơi đặt trụ sở chính.
Lưu ý: Có hai hình thức kết quả giải quyết: Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp đối với hồ sơ hợp lệ và được duyệt hoặc Thông báo bổ sung đối với hồ sơ không hợp lệ cần sửa đổi, bổ sung.
Điều kiện cần để thay đổi tên công ty
– Trường hợp đổi tên công ty/doanh nghiệp, tên mới không được trùng, gây nhầm lẫn hoặc vi phạm các điều cấm của Luật Doanh nghiệp.
– Tên tiếng Việt của công ty/doanh nghiệp gồm 2 thành tố theo thứ tự như sau:
– Loại hình kinh doanh. Tên loại hình doanh nghiệp được viết là “công ty trách nhiệm hữu hạn” hoặc “công ty trách nhiệm hữu hạn” đối với công ty trách nhiệm hữu hạn; ghi là “công ty cổ phần” hoặc “công ty CP” đối với công ty cổ phần; được viết là “công ty hợp danh” hoặc “công ty HD” trong trường hợp công ty hợp danh; ghi là “doanh nghiệp tư nhân”, “doanh nghiệp tư nhân” hoặc “doanh nghiệp tư nhân” đối với doanh nghiệp tư nhân;
– Tên riêng được viết bằng các chữ cái trong bảng chữ cái tiếng Việt là các chữ cái F, J, Z, W, số và ký hiệu.
– Tên công ty/doanh nghiệp bằng tiếng nước ngoài là tên được dịch từ tên tiếng Việt sang một trong các tiếng nước ngoài theo hệ chữ Latinh. Khi dịch sang tiếng nước ngoài, tên riêng của công ty/doanh nghiệp có thể giữ nguyên hoặc dịch theo nghĩa tương ứng sang tiếng nước ngoài.
– Trường hợp công ty/doanh nghiệp có tên bằng tiếng nước ngoài thì tên bằng tiếng nước ngoài của công ty/doanh nghiệp được in hoặc viết với cỡ chữ nhỏ hơn tên tiếng Việt của công ty/doanh nghiệp tại trụ sở chính. chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh của công ty/doanh nghiệp hoặc trên các giấy tờ giao dịch, tài liệu, ấn phẩm do công ty/doanh nghiệp phát hành.
– Tên viết tắt của công ty/doanh nghiệp được viết tắt từ tên tiếng Việt hoặc tên viết bằng tiếng nước ngoài.
Thủ tục sau khi thay đổi tên công ty
Sau khi có kết quả thay đổi tên công ty, công ty còn phải thực hiện các thủ tục sau để hoàn tất thủ tục thay đổi tên công ty:
1. Thay đổi con dấu công ty
Vì nội dung của con dấu công ty bao gồm tên công ty và mã số công ty. Vì vậy, khi thay đổi tên công ty thì con dấu pháp nhân của công ty cũng phải thay đổi theo. Sau khi tạo con dấu mới, công ty phải thông báo với Phòng Đăng ký kinh doanh nơi công ty đặt trụ sở chính trước khi sử dụng.
2. In lại hóa đơn GTGT
Đối với các doanh nghiệp thuộc diện phải xuất hóa đơn GTGT, sau khi đổi tên công ty cũng phải thực hiện đổi hóa đơn GTGT vì trên hóa đơn bắt buộc phải có tên công ty.
Cách 1: Đóng dấu mới lên hóa đơn và thông báo với cơ quan thuế về việc thay đổi mẫu hóa đơn đã đặt.
– Đối với các số hóa đơn đã lập thông báo phát hành nhưng chưa sử dụng hết tên đã in trên hóa đơn, khi có sự thay đổi về tên gọi nhưng không thay đổi mã số thuế và cơ quan thuế quản lý trực tiếp thì doanh nghiệp vẫn có nhu cầu sử dụng hóa đơn đã đặt in thì đóng dấu tên mới vào bên cạnh tiêu chí tên đã in sẵn để tiếp tục sử dụng và gửi thông báo điều chỉnh thông tin trên thông báo phát hành hóa đơn. cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp (theo mẫu 3.13 Phụ lục 3 ban hành kèm theo Thông tư 39/2014/TT-BTC).
– Trường hợp Công ty khi đổi tên thông báo phát hành, số hóa đơn tiếp tục sử dụng không có hóa đơn mẫu hoặc các đơn vị trực thuộc sử dụng cùng mẫu hóa đơn với trụ sở chính khi thông báo phát hành hóa đơn. Trường hợp không đủ số hóa đơn mẫu thì sử dụng 01 số hóa đơn đầu tiên theo tên mới hoặc được phân bổ để lập hóa đơn mẫu. Trên hóa đơn dùng làm mẫu gạch bỏ số thứ tự in sẵn và đóng chữ “Mẫu” để lập hóa đơn mẫu. Hóa đơn dùng làm hóa đơn mẫu không phải thông báo phát hành (không kê khai số lượng hóa đơn đã phát hành trong Thông báo phát hành hóa đơn).
Cách 2: Thông báo hủy hóa đơn cũ còn tồn, đặt in hóa đơn mới và thông báo sử dụng mẫu hóa đơn mới gửi cơ quan thuế.
3. Thông báo sự thay đổi cho cơ quan có thẩm quyền
Các cơ quan liên quan bao gồm: Thuế, ngân hàng, bảo hiểm, đối tác, khách hàng và các cơ quan quản lý chuyên ngành…
4. Tài sản đăng ký thuộc sở hữu của công ty cũng phải sang tên mới.
– Đối với giấy chứng nhận đăng ký xe, biển số xe: xem quy trình tại Điều 14 Thông tư 15/2014/TT-BCA.
– Đối với Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở và tài sản khác gắn liền với đất: Thực hiện thủ tục tại Khoản 4 Điều 7 Thông tư 33/2017/TT-BTNMT, Khoản 3 Điều 12 Thông tư 24/2014/TT-BTNMT BTNMT.
Hi vọng sau bài viết trên bạn đã có thể hiểu rõ về thủ tục thay đổi tên công ty cũng như những điều kiện cần thiết để việc thay đổi tên công ty được chính xác và hiệu quả hơn.