Khi quyết toán thuế, doanh nghiệp phải làm tốt công tác kê khai thuế, báo cáo thuế chính xác, đúng quy định của pháp luật. Bài viết dưới đây sẽ giúp bạn hiểu về quyết toán thuế và chuẩn bị khai thuế.
Quyết toán thuế là gì?
Quyết toán thuế là việc kê khai thuế với Cục thuế sau một thời gian thành lập doanh nghiệp. Sau khoảng thời gian từ 2 đến 5 năm, cơ quan thuế sẽ xuống doanh nghiệp để thanh tra thuế. Quyết toán thuế là thủ tục bắt buộc đối với bất kỳ cá nhân, tổ chức, doanh nghiệp nào.
Chuẩn bị quyết toán thuế
Khi nhận được yêu cầu quyết toán thuế từ cơ quan thuế, kế toán doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ chứng từ, sổ sách để có thể ứng biến với các tình huống khi cơ quan thuế kiểm tra. Doanh nghiệp cần chuẩn bị:
Sắp xếp tài liệu gốc
– Phải sắp xếp chứng từ gốc hàng tháng theo trình tự in tờ khai thuế đầu vào, đầu ra và nộp báo cáo cho cơ quan thuế hàng tháng, cùng với tờ khai thuế GTGT tháng đã nộp cho cơ quan thuế.
– Mỗi chứng từ hoặc nhóm chứng từ phải kèm theo:
+ Hóa đơn bán hàng phải có phiếu thu nếu bán hoặc thu, phiếu xuất kho, theo hợp đồng và thanh lý nếu có.
+ Hoá đơn mua hàng (đầu vào) phải được kẹp phiếu chi kiêm phiếu nhập kho, phiếu yêu cầu thanh toán kèm theo hợp đồng, bản thanh lý nếu có.
– Nếu bên bán phải kẹp phiếu kế toán (hoặc phiếu hạch toán) và phiếu giao hàng kèm theo hợp đồng, thanh lý nếu có,…
– Tất cả phải có đầy đủ chữ ký theo chức danh.
Lưu ý: Kẹp voucher từng tháng riêng, từng tháng đóng bìa đầy đủ.
Sắp xếp các báo cáo nộp cho cơ quan thuế
– Tài liệu của năm nào phải kèm theo báo cáo của năm đó. Một số báo cáo thường xuyên như: Tờ khai thuế GTGT tháng, Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn, Xuất nhập khẩu, Giấy phép, Tiêu thụ đặc biệt, Báo cáo thuế thu nhập doanh nghiệp tạm tính hàng quý.
– Báo cáo tài chính, quyết toán thuế TNDN, TNCN, hoàn thuế theo từng năm
Lập sổ in hàng năm (dạng Nhật ký chung)
– Nhật ký công khai
– Nhật ký bán hàng
– Nhật ký mua hàng
– Nhật ký tiêu tiền
– Số nhật ký thu tiền
– Sổ chi tiết công nợ phải thu khách hàng
– Sổ chi tiết phải trả các nhà cung cấp
– Biên bản xác nhận nợ của từng đối tượng (nếu có) vào cuối năm.
– Sổ quỹ tiền mặt và sổ chi tiết ngân hàng.
– Sổ cái các tài khoản: 131, 331, 111, 112, 152, 153, 154, 155, 211, 214,…621, 622, 627, 641, 642,…Tuỳ theo doanh nghiệp sử dụng quyết định cụ thể 48 hoặc 15.
– Sổ tổng hợp tình hình tăng giảm TSCĐ
– Tổng hợp tình hình tăng giảm công cụ dụng cụ
– Sổ khấu hao TSCĐ
– Sổ khấu hao công cụ dụng cụ
– Thẻ kho/sổ chi tiết vật tư
– Bảng tổng hợp nhập xuất tồn từng kho
– Tất cả các chứng từ nhập vào đều phải được in ra và ký (đầy đủ chữ ký).
Lưu ý: số thứ tự của các phiếu phải được đánh máy và sắp xếp theo trình tự.
Sắp xếp các hợp đồng kinh tế
– Sắp xếp đầy đủ từng hợp đồng đầu vào/đầu ra theo trình tự:
Kiểm tra các biên bản, giấy tờ của từng hợp đồng nếu có: hợp đồng, biên bản nghiệm thu, thanh lý hợp đồng
– Hợp đồng lao động và hệ thống thang bảng lương: hợp đồng lao động, bảng lương, phải có đầy đủ chữ ký
– Các quyết định bổ nhiệm, thuyên chuyển công tác, nâng bậc lương.
Hồ sơ pháp lý
– Chuẩn bị đầy đủ cả bản gốc và photo công chứng (chứng thực).
– Các công văn đến/đi liên quan đến cơ quan thuế
Kiểm tra các chi tiết khác
– Kiểm tra đối chiếu giữa sổ chi tiết với sổ cái các tài khoản (sổ cái)
– Kiểm tra đối chiếu các nghiệp vụ kinh tế phát sinh với sổ sách kế toán: hóa đơn đầu vào, đầu ra và sổ sách kế toán
– Kiểm tra, đối chiếu công nợ khách hàng
– Kiểm tra các khoản phải trả
– Kiểm tra dữ liệu đầu vào và kê khai thuế giữa hóa đơn đầu vào, đầu ra và tờ khai thuế
– Cân bằng đầu vào và đầu ra
– Kiểm tra xem chữ ký đã hoàn thành chưa
– Kiểm tra các khoản phải thu, phải trả có chính xác không
– Kiểm tra bảng lương xem có đầy đủ chữ ký, số liệu trên sổ cái 334 và bảng lương khớp nhau không: Đối với nhân viên phải có đầy đủ hồ sơ
Các loại thuế phải khai khi quyết toán thuế
Khi cơ quan thuế xuống kiểm tra, doanh nghiệp cần chuẩn bị kỹ lưỡng đầy đủ các giấy tờ để kê khai, báo cáo từng khoản thuế phải nộp.
Thuế giá trị gia tăng (GTGT)
– Thường bắt đầu bằng việc kiểm tra hóa đơn theo báo cáo thuế. Cần sắp xếp bản gốc hóa đơn GTGT đầu vào, đầu ra cùng tờ khai.
– Cần kiểm tra hóa đơn xem có đầy đủ thông tin và chữ ký + dấu không
– Cần kiểm tra lại toàn bộ các hóa đơn đã kê khai nhưng vướng mắc về việc lập liên, lập bảng kê riêng.
– Hóa đơn bị mất bản chính thì chỉ cần lập bản chụp kèm theo công văn báo mất gửi cơ quan thuế.
– Các hóa đơn đầu ra đã hủy cần photo kèm biên bản hủy để tách biệt.
– Hóa đơn mua hàng có giá trị lớn hơn 20 triệu đồng cần có bản sao chứng từ thanh toán kèm theo.
Thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN)
Thuế TNDN là sắc thuế có liên quan đến toàn bộ hệ thống tài chính kế toán của doanh nghiệp nên hồ sơ của loại thuế này là toàn bộ sổ sách kế toán, chứng từ kế toán của doanh nghiệp. Ngoài các hồ sơ chuẩn bị cho các loại thuế trên, hồ sơ thuế TNDN cần chuẩn bị:
– Sổ kế toán do doanh nghiệp tự in, ký tên, đóng dấu…
– Bản photo chứng từ kẹp phiếu chi, phiếu thu, phiếu nhập, phiếu xuất, phiếu kế toán.
– Bảng giá thành dịch vụ, hàng sản xuất
– Hợp đồng mua bán
– Hồ sơ tài sản cố định
– Hồ sơ ngân hàng
– Quyết định trả lương, quyết định trích khấu hao, quyết định ngừng trích khấu hao
– Bảng tính khấu hao, bảng phân bổ chi phí, bảng phân bổ doanh thu
– Biên bản tiêu hủy hàng hóa hư hỏng, biên bản kiểm kê kho, biên bản kiểm kê quỹ, nghiệm thu khối lượng hoàn thành...
– Báo cáo công tác, kế hoạch chi tiêu hàng năm…
– Đối chiếu công nợ, xác nhận số dư ngân hàng, quyết định xử lý công nợ, chứng từ thu nợ từng lần
– Hồ sơ pháp lý của công ty.
Thuế thu nhập cá nhân (TNCN)
Giấy tờ cần chuẩn bị:
– Hợp đồng lao động (để xem xét trả lương Gross hay lương Net)
– Bảng lương, chứng từ trả lương kèm theo file excel tổng hợp thuế
– Thẻ lương nhân viên
– Chứng từ khấu trừ thuế đối với người lao động không ký hợp đồng
– Các giấy tờ liên quan đến đăng ký giảm trừ gia cảnh, giấy xác nhận người phụ thuộc không có thu nhập, bản sao giấy khai sinh. . .
– Bản sao hộ chiếu, thị thực của cá nhân người nước ngoài có công chứng.
– Ủy quyền quyết toán thuế của nhân viên quyết toán thuế tại doanh nghiệp.
– Các tài liệu liên quan khác.
Thuế xuất nhập khẩu, thuế nhà thầu (nếu có)
Các loại thuế này liên quan đến các hợp đồng kinh tế với đối tác nước ngoài nên khi chuẩn bị hồ sơ cần chú ý đến việc dịch chứng từ sang tiếng Anh để tránh việc kế toán thuế phải dịch chứng từ gây vướng mắc. lãng phí thời gian.
Hồ sơ chuẩn bị cho công chức thuế kiểm tra bao gồm:
– Các hợp đồng ngoại giao bằng tiếng Anh và tiếng Việt, nếu dịch thuật công chứng là tốt nhất.
– Các chứng từ liên quan đến mặt hàng xuất nhập khẩu như CO, Quanlity,. . .
– Tờ khai xuất nhập khẩu.
– Chứng từ nộp thuế
– Chứng từ chuyển khoản (photo)
– Các tài liệu liên quan khác.
Thuế tiêu thụ đặc biệt (nếu có)
Loại thuế này thường là các cơ sở sản xuất mặt hàng chịu thuế TTĐB hoặc nhập khẩu mặt hàng chịu thuế TTĐB.
Giấy tờ cần chuẩn bị:
– Chứng từ chứng minh số thuế TTĐB đã nộp ở khâu trước để khấu trừ ở khâu doanh nghiệp đối với đơn vị sản xuất hàng hóa chịu thuế
– Tờ khai nộp thuế, chứng từ nộp thuế khâu nhập khẩu, bán hàng nội địa
– Tổng hợp doanh số hàng tiêu thụ đặc biệt đã bán
– Các tài liệu liên quan khác.
Hy vọng sau bài viết này, các bạn có thể hiểu về quyết toán thuế và chuẩn bị sẵn sàng để có thể thích ứng với mọi tình huống khi cơ quan thuế xuống thanh tra, kiểm tra.