Vì vậy để xử lý sổ sách kế toán của công ty xây dựng nói chung và công ty xây dựng có doanh thu lớn nói riêng, kế toán cần lưu ý những kỹ năng và nghiệp vụ sau:
1. Chuẩn bị và lưu trữ thông tin
– Hợp đồng thi công, dự toán từ bộ phận kỹ thuật, hợp đồng thuê nhân công, hợp đồng thuê lao động thời vụ, hợp đồng thầu phụ;
– Biên bản nghiệm thu từng giai đoạn, nghiệm thu toàn bộ, thanh lý hợp đồng;
– Lưu trữ đầy đủ chứng từ phát sinh;
– So sánh giữa dự toán và thực tế phát sinh. Đối chiếu giữa chứng từ đầu vào và chi phí thực tế để lên kế hoạch cân đối đầu vào;
– Biên bản đối chiếu công nợ, giấy đề nghị thanh toán…
– Đối với Nguyên vật liệu chính (621):
– Trường hợp mua hàng xuất cho công trình không qua kho: 331/621 ghi chi tiết theo vật tư của từng công trình.
– Trường hợp mua hàng về nhập kho sau đó xuất cho công trình: 331/152 => 152/621, ghi chi tiết theo vật tư của từng công trình.
– Điều chuyển vật tư từ công trình này sang công trình khác (nếu có): lập phiếu điều chuyển kho ghi chi tiết vật tư, công trình điều chuyển, công trình nhận.
– Nhập vật liệu thừa từ công trường. Viết giảm 621, viết tăng 152.
– Đối với chi phí nhân công (622):
– Soạn thảo hợp đồng thuê lao động thời vụ, hợp đồng giao việc;
– Hạch toán chi phí nhân công: 334/622 chi tiết theo công trình. Nếu không có thông tin chi tiết, chúng sẽ được tập hợp lại để phân phối. Chi phí nhân công thường được ghi nhận và hạch toán vào cuối tháng.
– Đối với chi phí máy thi công (623):
– Khấu hao hàng tháng. Đối với máy thi công tham gia nhiều công trình thì kế toán trích kỳ từng công trình để phân bổ khấu hao cho công trình đó;
– Trường hợp khó xác định thì cuối tháng kế toán tập hợp lại để phân bổ.
– Đối với chi phí thầu phụ (627):
– Kế toán hạch toán chứng từ, hóa đơn từ thầu phụ và thu trực tiếp vào công trình thầu phụ: 331/627;
– Không cho phép nhà thầu phụ lập 1 hóa đơn cho nhiều công việc theo hợp đồng;
– Đối với chi phí chung khác (627) như: chi phí dịch vụ mua ngoài, khấu hao TSCĐ khác, CCDC, chi phí trả trước, nhân viên quản lý dự án….
– Hạch toán chi phí công trình: 111, 112, 142, 242, 334…/627 chi tiết theo công trình;
– Đối với những chi phí không xác định cụ thể cho công việc nào thì kế toán tổng hợp tập hợp để phân bổ.
2. Kiểm tra, xử lý:
– Phân bổ chi phí tổng hợp chung cho công trình. Thường được phân bổ theo 621;
– Rà soát hồ sơ xem tính đúng đắn để đưa ra phương án điều chỉnh, bổ sung;
– Hạch toán thuế tạm tính cho các công trình ngoại tỉnh.
3. Lập báo cáo:
– Báo cáo công nợ, kho theo dự án;
– Các báo cáo giá thành: Bảng cân đối công trình, báo cáo giá thành công trình, bảng tổng hợp, chi tiết vật tư phát sinh theo công trình, lãi lỗ theo công trình….
– So sánh chi phí thực tế với chi phí ước tính.
4. Theo dõi công nợ và các khoản thanh toán của chủ đầu tư:
– Hỗ trợ nhập (import) bảng dự toán vào phần mềm. Đồng thời, so sánh giữa giá thành dự toán và giá thành thực tế chi tiết theo từng chỉ tiêu trong dự toán.
– Cho phép giám sát công trình theo nhiều cấp độ (hạng mục, gói thầu, giai đoạn). Khi đó tổng chi phí và doanh thu của các công trình con sẽ bằng với chi phí và doanh thu của công trình mẹ.
– Tập hợp chi tiết chi phí theo loại: Nguyên vật liệu, nhân công xây dựng, máy thi công, chi phí thầu phụ, chi phí xây dựng khác theo từng công trình hoặc tổng hợp chung.
– Cho phép tự động trích và phân bổ các chi phí: khấu hao TSCĐ, phân bổ CCDC, chi phí trả trước, chi phí máy thi công. Cho phép tự động tính khấu hao theo ngày đối với máy thi công và các tài sản tham gia nhiều công trình trong kỳ.
– Cho phép tự động phân bổ chi phí không dành riêng cho một dự án cụ thể.
– Quản lý số liệu liên năm, luỹ kế phát sinh từ khi khởi công.
– Theo dõi công nợ, thanh toán cho thầu phụ.
– Theo dõi tồn kho theo công trình.
– Tính giá thành, ghi nhận doanh thu chi tiết và phản ánh kết quả kinh doanh cho từng công trình.
– Phản ánh báo cáo đa chiều, đa tiêu chí, đa báo cáo
Ghi chú:
– Hóa đơn từ 20.000.000 VNĐ trở lên (không phân biệt hóa đơn có thuế hay chưa VAT) bắt buộc phải chuyển khoản.
– Khi có bất kỳ thay đổi nào liên quan đến giấy phép đăng ký kinh doanh phải thông báo và sao cho kế toán 01 bản để kế toán đăng ký với cơ quan thuế.
– Khi đăng ký mới tài khoản ngân hàng của Công ty hoặc hủy tài khoản ngân hàng đã đăng ký phải thông báo và lập 01 bản cho kế toán để kế toán đăng ký với cơ quan thuế.