In Sổ Kế Toán Cuối Năm Bao Gồm Những Gì? [Cập Nhật 2023]

Cuối năm kế toán cần in sổ sách để phục vụ cho công tác lưu trữ, kiểm tra, thanh tra và hoàn thiện tài chính tiếp theo. Đây là công việc hết sức cần thiết và bắt buộc đối với kế toán. Vậy những loại sổ cái cần in cuối năm là gì? Sau đây hãy cùng chúng tôi tìm hiểu chi tiết qua nội dung bài viết dưới đây.

In Sổ Kế Toán Cuối Năm Bao Gồm Những Gì? [Cập Nhật 2023]

1. Cuối năm phải in những loại sổ cái nào?

1.1 Cuối năm phải in sổ sách kế toán gì?

(1) Sổ cái tổng hợp

Tùy thuộc vào phương pháp kế toán mà Công ty đang áp dụng, Sẽ có các sổ cái tương ứng:

• Nhật ký chung (đối với các bút toán nhật ký chung)
• Sổ cái (đối với hình thức kế toán Sổ cái)
• Tạp chí tư liệu số 7, số 8 (đối với hình thức ghi nhật ký)
• Chứng từ kế toán (đối với hình thức kế toán Chứng từ kế toán)

(2) Sổ cái các tài khoản phát sinh trong năm tài chính

Căn cứ vào số lượng tài khoản trên Bảng cân đối kế toán sẽ in ra sổ cái tương ứng

(3) Sổ tài khoản chi tiết

TK 111; 112; 131;;……

Các sổ sách kế toán thường phát sinh trong công ty như:

– Sổ chi tiết tiền mặt

• Nhật ký thu chi tiền mặt
• sổ sách tiền mặt

– Sổ chi tiết tiền gửi ngân hàng: dựa trên sao kê ngân hàng hàng tháng

– sổ chi tiết công nợ

• Sổ chi tiết công nợ phải thu khách hàng
• Sổ chi tiết phải trả nhà cung cấp

– Sổ chi tiết TSCĐ

• Sổ tổng hợp tăng giảm TSCĐ
• Sổ khấu hao tài sản cố định

– Công cụ

• Sổ tổng hợp biến động tăng giảm của CCDC
• Chỉ định công cụ, dụng cụ

– Vật tư hàng hóa

• thẻ kho nguyên vật liệu
• Thẻ kho thành phẩm, sản phẩm
• Bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn nguyên vật liệu, thành phẩm, hàng hóa

– Lương

• bảng chấm công hàng tháng
• bảng lương hàng tháng

1.2. In sổ sách kế toán: cách tổ chức chứng từ kế toán cuối năm

Chứng từ kế toán sẽ được lưu trữ theo hai cách: bản điện tử (phần mềm, excel,…) và bản cứng (bản in). Hai biểu mẫu này sẽ là cơ sở để đối chiếu, kiểm tra lẫn nhau, trong trường hợp bị mất bất kỳ biểu mẫu nào trong hai biểu mẫu này.

Cách tra cứu đơn giản và dễ dàng nhất là phân loại chứng từ theo “Loại chứng từ” (tức là căn cứ vào từng phân hệ kế toán để phân loại chứng từ).

(1) Đối với hóa đơn nhập cảnh

Hóa đơn GTGT là một trong những chứng từ kế toán quan trọng làm cơ sở pháp lý trong công tác kế toán. Để tránh mất mát và dễ dàng tìm lại khi cần thiết, tất cả hóa đơn đầu vào Bản gốc sẽ được lưu riêng theo từng tháng/quý (tuỳ theo mẫu tờ khai của công ty). Các hóa đơn gốc này sẽ được đánh số thứ tự như trong bảng kê hóa đơn GTGT đầu vào hàng tháng/quý. Bản photocopy của hóa đơn sẽ được đính kèm trong bộ phiếu

(2) Đối với hóa đơn đã xuất

– Đối với lần thứ 3 sẽ sắp xếp theo thứ tự bảng kê hóa đơn GTGT đầu ra tháng/quý

– Đối với hóa đơn xuất có lập biên bản điều chỉnh hóa đơn thì biên bản điều chỉnh phải được đính kèm với quyển hóa đơn

– Đối với hóa đơn xuất có biên bản thu hồi hóa đơn và 2 hóa đơn dán liên tiếp

(3) Đối với hồ sơ khai thuế: lưu theo từng loại thuế

– Thuế GTGT, TNCN, TNDN tạm tính tháng/quý, in chữ ký điện tử và lưu từ tháng 1 đến tháng 12 theo từng loại thuế. Nếu bạn đã đính kèm biên lai nộp thuế, hãy in nó và giữ nó cùng tờ khai

– Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn được in theo 4 quý (trong năm)

– Báo cáo tài chính năm (khai trực tuyến) được in bằng chữ ký điện tử và được lưu cùng với hồ sơ khai thuế của năm.

– Thông báo thuế và các chứng từ thuế liên quan thành 1 file riêng

(4) Phiếu thu, phiếu chi: Bạn sẽ cần đính kèm tất cả các biên nhận đi kèm. Trong đó, phiếu chi là bộ chứng từ để tính vào chi phí hợp lý cuối kỳ của thuế TNDN. Nếu quy định, mỗi chứng từ thanh toán phải có đầy đủ chứng từ, bao gồm: hóa đơn, phiếu nhập kho, hợp đồng, phiếu xuất kho, báo giá, …. (tuỳ trường hợp cụ thể)

Các khoản thu, chi sẽ được đánh số thứ tự từ thấp nhất đến cao nhất (tăng dần theo số ngày trong tháng). Cuối tháng cắt 1 tập biên lai, 1 tập cuống phiếu lương riêng rồi sắp xếp theo tháng và điền 12 tháng trong năm.

(5) Chứng từ nợ: Nợ phải trả bao gồm các khoản phải thu và các khoản phải trả.

– Hàng tháng, kế toán lập biên bản đối chiếu công nợ phải thu gửi khách hàng và đối chiếu chứng từ hàng tháng.

– Biên bản xử lý công nợ (nếu có)

(6) Chứng từ ngân hàng:

– Sắp xếp theo thứ tự ngày tháng trên sổ phụ ngân hàng: giấy báo nợ, giấy báo có, ủy nhiệm chi, chứng từ nộp tiền vào NSNN… cho đến hết 12 tháng

– Các giấy tờ khác: hồ sơ vay vốn ngân hàng, lãi suất tiền gửi… kẹp trong 1 file

(7) Phiếu nhập kho, xuất kho nguyên vật liệu, thành phẩm, hàng hóa: cũng được đánh số từ nhỏ nhất đến lớn nhất. Cuối mỗi tháng chia làm 2 bộ nhập xuất kho. Đối với công ty sản xuất có nhiều phân xưởng cần liệt kê chi tiết từng phân xưởng, bộ phận để dễ tìm kiếm

(8) Đối với kinh doanh xuất nhập khẩu: hồ sơ xuất nhập khẩu được lưu giữ theo bộ chứng từ xuất nhập khẩu bao gồm:

– Hóa đơn thương mại (Hóa đơn)

– Hợp đồng thương mại (Hợp đồng)

– Phiếu giao nhận hàng hóa (Bảng kê hàng hóa)

– Vận đơn (Vận đơn)

– Khai báo hải quan

– Chứng từ thanh toán qua ngân hàng

Sau này khi có hoàn thuế, thanh tra thuế sẽ không phải lục lại hồ sơ

(9) Đối với hồ sơ vay:

– Hồ sơ vay tiền: có hợp đồng vay tiền, phụ lục hợp đồng, biên bản quyết toán

– Chứng từ mượn vật tư, hàng hóa: phiếu xuất nhập, hợp đồng mượn

(10) Hồ sơ tiền lương:

– Bảng chấm công sắp xếp theo thứ tự 12 tháng trong năm

– Bảng thanh toán lương được đóng thành quyển theo tháng và lưu giữ theo năm

– Các quyết định bổ nhiệm, nâng lương, v.v.

– Hồ sơ nhân viên: đơn xin việc, sổ bảo hiểm,..

– Các chứng từ khác liên quan đến thuế thu nhập cá nhân: đơn đăng ký người phụ thuộc, đăng ký mã số thuế, thông báo nộp BHXH sắp xếp theo loại.

(11) Thu xếp hợp đồng

– Hợp đồng mua bán: trong nước, nước ngoài

– Hợp đồng mua bán: trong nước, nước ngoài

Mỗi loại đóng tệp theo loại theo thứ tự từ nhỏ nhất đến lớn nhất

Bên cạnh đó, Trường hợp trong lĩnh vực đặc thù như có xây dựng cơ bản sẽ phát sinh giá thành xây lắp của từng nhà cung cấp: thì kế toán sẽ phân loại từng nhà cung cấp vào một file và lưu đầy đủ chứng từ của từng đơn vị theo thứ tự sắp xếp.

GHI CHÚ: Nếu công ty có nhiều hạng mục đầu tư khác thì cũng lưu từng lĩnh vực và mở từng file chi tiết dễ tìm, dễ hiểu.

Sau đây chúng tôi chia sẻ với bạn đọc về In sổ sách kế toán cuối năm cần những gì? và sắp xếp tài liệu được nhiều công ty lựa chọn. Trên thực tế, tùy vào loại hình doanh nghiệp mà các công ty sẽ có cách quản lý, lưu trữ chứng từ riêng để tránh bị phạt tới 50 triệu đồng khi phát hiện sai sót kế toán. Hi vọng bài viết trên sẽ giúp ích cho các bạn trong công việc kế toán của mình.

✅ Dịch vụ thành lập công ty	⭕ ketoanhn.com cung cấp dịch vụ thành lập công ty/ thành lập doanh nghiệp trọn gói chuyên nghiệp cho khách hàng trên toàn quốc
✅ Đăng ký giấy phép kinh doanh	⭐ Các thủ tục bắt buộc để thể nhân và pháp nhân thực hiện hoạt động kinh doanh của mình
✅ Dịch vụ ly hôn	⭕ Với kinh nghiệm nhiều năm trong lĩnh vực tư vấn ly hôn, chúng tôi tin rằng có thể hỗ trợ và giúp đỡ bạn
✅ Dịch vụ kế toán	⭐ Với chuyên môn rất cao về kế toán và thuế, chúng tôi sẽ đảm bảo các báo cáo được lập theo đúng quy định của pháp dịch vụ
✅ Dịch vụ kiểm toán	⭕ Đảm bảo cung cấp chất lượng dịch vụ tốt và cung cấp các giải pháp giúp doanh nghiệp tối ưu hóa hoạt động sản xuất kinh doanh hoặc các hoạt động khác.
✅ Dịch vụ hộ chiếu	⭕ Giúp bạn rút ngắn thời gian nhận hộ chiếu, hỗ trợ khách hàng các dịch vụ liên quan và cam kết bảo mật thông tin