Hướng dẫn cách viết giấy đề nghị mua vật tư theo thông tư 200
Về bản chất, giấy đề nghị mua vật tư phải đáp ứng đầy đủ các yêu cầu của một văn bản hành chính. Giấy đề nghị mua thiết bị, vật tư là rất quan trọng, liên quan đến việc xuất các chi phí phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty, không thể trình bày dưới dạng sơ đồ.
* Về hình dáng:
– Yêu cầu mua tài liệu phải được lập thành văn bản trên khổ giấy A4 dưới dạng bảng tính đảm bảo logic, dễ hiểu, dễ hình dung.
– Có đầy đủ quốc hiệu, khẩu hiệu, tên đơn vị, logo công ty (nếu có), thời gian, địa điểm yêu cầu, tên gọi (theo mục đích mua tài liệu để làm gì). Đảm bảo hình thức của một văn bản hành chính trang nghiêm cũng như trang trọng, thể hiện sự chuyên nghiệp trong quá trình vận hành công ty.
* Về nội dung:
– Đầu tiên, góc trái phiếu yêu cầu mua vật tư phải ghi rõ tên đơn vị (hoặc dấu của đơn vị), bộ phận quản lý. Văn bản yêu cầu mua vật tư lập cho một hoặc nhiều vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hóa trong cùng một kho dùng chung cho một đối tượng hạch toán hoặc cùng mục đích sử dụng.
Thứ hai, bạn cần viết thư cho công ty bạn làm việc để yêu cầu cung cấp. Thông thường cống phẩm sẽ do chính chủ sở hữu như ban giám đốc, trưởng bộ phận… viết.
– Thứ ba, xác lập và xác định rõ ràng mục đích mua nguyên vật liệu, để làm gì? Ví dụ: đề xuất mua thêm vật tư phục vụ sửa chữa trụ sở;…
– Khai báo các loại nguyên vật liệu cần mua; số lượng vật tư cần mua; tính chất đặc biệt của vật liệu đặc biệt; Công dụng của việc mua nguyên vật liệu là gì?…
– Cuối cùng là chữ ký đặt cọc và phê duyệt.
Mẫu đơn đề nghị mua thiết bị, vật tư rất quan trọng, liên quan đến việc xuất các khoản chi phí phục vụ cho hoạt động sản xuất của công ty, mẫu đơn không được lập đầy đủ. Khi văn khấn phải đảm bảo được viết theo đúng quy chuẩn của văn bản hành chính.
Quy trình thực hiện yêu cầu mua hàng
Bước 1: Tiếp nhận nhu cầu vật tư, lập danh sách mua sắm:
– Bộ phận kinh doanh hoặc người có nhu cầu mua thêm thiết bị, vật tư để sử dụng thì đưa ra đề xuất.
– Sau khi các bộ phận lập phiếu đề xuất trình ban giám đốc; giám đốc công ty được xem xét duyệt mua đúng số lượng hoặc sửa đổi, thêm, bớt, bổ sung khối lượng nguyên vật liệu; hoặc từ chối lời đề nghị mua tài liệu.
– Sau khi đề xuất mua vật tư mới được phê duyệt, bộ phận mua hàng hoặc nhân viên hành chính sẽ tiếp nhận đề xuất và tiến hành tìm kiếm nhà cung cấp phù hợp đáp ứng số lượng và chất lượng vật tư cần mua.
Bước 2: Kiểm tra giá thị trường và nhận báo giá:
– Nhân viên phụ trách tìm kiếm nhà cung cấp sẽ phải tiến hành khảo sát trên thị trường để biết được mức giá thị trường chung của các loại vật liệu này, bằng cách gửi báo giá hoặc làm công văn cho khách hàng có mặt hàng cần báo giá. , sau đó đánh giá sẽ được công khai nhất.
– Yêu cầu tìm kiếm nhà cung cấp mẫu vật tư, thiết bị có thể đánh giá theo các tiêu chí sau:
+ Chất lượng đạt tiêu chuẩn theo yêu cầu
+ Dịch vụ trước và sau bán hàng do nhà cung cấp cung cấp cho khách hàng trước và sau khi ký kết hợp đồng
+ Chi phí vật tư có cạnh tranh hơn so với giá chung của thị trường không?
+ Có thương hiệu, uy tín và mức độ phổ biến của sản phẩm trên thị trường cung ứng
+ Tiến độ cung cấp thiết bị: có thể phục vụ hàng hóa trong thời gian mà doanh nghiệp cần hay không.
Bước 3: Ký hợp đồng:
Sau khi thẩm định giá và tìm được nhà cung cấp đáp ứng yêu cầu, công ty sẽ tiến hành ký kết hợp đồng mua bán giữa công ty và nhà cung cấp thiết bị.
Sau khi lựa chọn được nhà cung cấp phù hợp nhất cho mình, bộ phận mua hàng sẽ tiến hành ký kết hợp đồng mua bán với số lượng, chất lượng, mẫu mã sản phẩm… cùng ngày bàn giao thiết bị. Trường hợp mua với số lượng ít, Quý khách có thể thực hiện các giao dịch mua bán bình thường và yêu cầu xuất hóa đơn.
Bước 4: Bàn giao cho bộ phận đặt hàng, lắp đặt thiết bị vật tư:
Khi nhận được hàng hóa, vật tư, bộ phận chịu trách nhiệm mua hàng sẽ chuyển giao cho các bộ phận đã đề xuất đặt hàng.
Trường hợp phải lắp đặt thì tiến hành lắp đặt đảm bảo sử dụng được ngay sau khi bàn giao để hoàn tất quy trình.
Bước 5: Thực hiện bảo dưỡng, sửa chữa vật tư, thiết bị:
Đây là giai đoạn sau, nếu trong hợp đồng đã ký kết thỏa thuận bảo hành, đối với những vật tư, thiết bị hư hỏng cần bảo trì theo chính sách của nhà cung cấp, nhân viên hoặc bộ phận phụ trách mua hàng sẽ có trách nhiệm liên hệ với nhà cung cấp để đảm bảo chất lượng như cũng như thời gian sử dụng của thiết bị và vật liệu được sử dụng.
Ngoài ra các bộ phận hay những người sử dụng các thiết bị vật tư của công ty cũng phải có ý thức sử dụng cẩn thận và bảo quản tốt.