Hóa Đơn Điện Tử – Những Điều Bạn Cần Biết

Đối với doanh nghiệp, hóa đơn điện tử là một hình thức hóa đơn rất mới. Vậy cụ thể hóa đơn điện tử là gì? Cách phân loại hóa đơn điện tử? Những gì nên được bao gồm trong hóa đơn điện tử? Đối tượng sử dụng hóa đơn điện tử là ai? Lợi ích khi sử dụng hóa đơn điện tử là gì? Mời bạn tìm hiểu thêm về hóa đơn điện tử với bài viết dưới đây.

Hóa đơn điện tử là gì?

Hóa đơn điện tử là tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử về bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ được khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý bằng phương tiện điện tử. Công nghệ giúp các tổ chức, doanh nghiệp phát hành, phân phối, xử lý và lưu trữ hóa đơn điện tử thay cho việc phát hành và sử dụng hóa đơn giấy.

Phân loại hóa đơn điện tử

• Hóa đơn giá trị gia tăng là hóa đơn áp dụng cho người bán hàng hóa, người cung cấp dịch vụ kê khai thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ. Hóa đơn giá trị gia tăng trong trường hợp này bao gồm hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế.

• Hóa đơn bán hàng là hóa đơn áp dụng cho người bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ kê khai thuế giá trị gia tăng theo phương pháp trực tiếp. Hóa đơn bán hàng trong trường hợp này bao gồm cả hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế.

• Các loại hóa đơn khác bao gồm: tem điện tử, vé điện tử, thẻ điện tử, phiếu thu điện tử, phiếu xuất kho kiêm xuất kho điện tử
  

Nội dung trên hóa đơn điện tử

• Tên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn, số hóa đơn;

• Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán;

• Tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua (nếu người mua có mã số thuế);

• Tên, đơn vị tính, số lượng, đơn giá hàng hóa, dịch vụ; thành tiền chưa bao gồm thuế giá trị gia tăng, thuế suất thuế giá trị gia tăng, tổng số tiền thuế giá trị gia tăng theo từng thuế suất, tổng số tiền thuế giá trị gia tăng, tổng số tiền thanh toán bao gồm cả thuế giá trị gia tăng đối với trường hợp xuất hóa đơn giá trị gia tăng;

• Tổng số tiền thanh toán;

• Chữ ký số, chữ ký điện tử của người bán;

• Chữ ký số, chữ ký điện tử của người mua (nếu có);

• Thời điểm lập hóa đơn điện tử;

• Mã của cơ quan thuế đối với hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế;

• Phí, lệ phí thuộc ngân sách nhà nước và các nội dung khác có liên quan (nếu có).
  

Đối tượng sử dụng hóa đơn điện tử

• Tổ chức, doanh nghiệp: phát hành các hóa đơn lớn như điện, nước, viễn thông, truyền hình.

• Đơn vị có nhiều chi nhánh, tại nhiều Tỉnh/Thành phố

• Các đơn vị có khách hàng không tập trung, ở nhiều Tỉnh/Thành phố

• Doanh nghiệp xuất hóa đơn điện tử theo yêu cầu của ngành thuế
  

Lợi ích khi sử dụng hóa đơn điện tử

• Giảm chi phí in, gửi, bảo quản, lưu trữ

• Thuận tiện cho công việc kế toán, đối chiếu số liệu, quản trị doanh nghiệp

• Rút ngắn thời gian thanh toán do việc lập, gửi/nhận hóa đơn được thực hiện thông qua phương tiện điện tử

• Góp phần hiện đại hóa công tác quản trị doanh nghiệp.
  

Thời điểm áp dụng hóa đơn điện tử cho doanh nghiệp

Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ, cá nhân kinh doanh phải hoàn thành việc chuyển đổi sang hóa đơn điện tử, hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế theo quy định.
Cũng kể từ ngày này Nghị định 51/2010/NĐ-CP và Nghị định 04/2014/NĐ-CP hết hiệu lực thi hành.

Trường hợp cơ quan thuế thông báo cơ sở kinh doanh đã chuyển đổi sang áp dụng hóa đơn điện tử có mã nhưng cơ sở kinh doanh chưa đáp ứng điều kiện về công nghệ thông tin để áp dụng thì được tiếp tục sử dụng hóa đơn theo mẫu cũ nhưng phải gửi hóa đơn theo mẫu cũ. mẫu theo Phụ lục 03 và tờ khai thuế giá trị gia tăng với cơ quan thuế.
Cơ sở kinh doanh mới thành lập trong thời gian này nếu được cơ quan thuế yêu cầu sử dụng hóa đơn điện tử thì phải thực hiện hóa đơn điện tử. Trường hợp không đủ điều kiện áp dụng hóa đơn điện tử thì được sử dụng hóa đơn giấy theo quy định tại Nghị định 51/2010.
Trường hợp doanh nghiệp đặt in; Thông báo phát hành hóa đơn, hóa đơn tự in, hóa đơn đặt in của cơ quan thuế trước ngày 01/11/2018 được tiếp tục sử dụng số hóa đơn đó đến ngày 31/10/2020 theo quy định tại Nghị định số 51/2010.

Doanh nghiệp đã lập thông báo phát hành hóa đơn điện tử hoặc đã đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử do cơ quan thuế phát hành trước ngày này được tiếp tục sử dụng.

Dưới đây là những điều cần biết về hóa đơn điện tử. Hi vọng sau khi đọc xong bài viết, các bạn đã hiểu được hóa đơn điện tử là gì và những điều cần lưu ý khi sử dụng hóa đơn điện tử, đặc biệt là đối với các doanh nghiệp.