Cách khắc phục hóa đơn sai

Trong quá trình xử lý công việc kế toán có thể ghi sai sót trên hóa đơn như sai tên công ty, mã số thuế, tên hàng, địa chỉ, số tiền… để xử lý những tình huống này kế toán cần nắm rõ quy trình. được quy định theo Điều 20 Thông tư 39/2014/TT-BTC – Hướng dẫn về hóa đơn và Thông tư 26/2015/TT-BTC mới nhất hiện nay.
Trước khi tiến hành xử lý hóa đơn viết sai, kế toán cần xác minh hóa đơn viết sai, hóa đơn đã giao cho khách hàng hay chưa. Nếu hóa đơn đã được giao cho khách hàng thì kế toán không được tự ý điều chỉnh hóa đơn mà phải có xác nhận bằng văn bản của cả bên bán và bên mua.

CÁC TRƯỜNG HỢP SAI VÀ CÁCH XỬ LÝ

1. Kế toán viết sai chính tả hóa đơn nhưng không xé hóa đơn ra khỏi cuống

– Giữ nguyên vẹn hóa đơn (không xé), gạch bỏ các liên của hóa đơn và lưu giữ các hóa đơn viết sai này ở cuống hóa đơn.

– Viết lại hóa đơn mới (đúng) và giao liên 2 cho khách hàng

2. Hóa đơn viết sai đã xé bỏ cuống nhưng chưa giao cho khách hàng

B1: Gạch bỏ những hóa đơn viết sai

B2: Viết lại hóa đơn mới (đúng) để giao cho khách hàng

B3: Tổ chức Lưu trữ cẩn thận các hóa đơn viết sai chính tả

3. Viết sai hóa đơn giao cho khách hàng

+ Trường hợp hóa đơn lập sai chưa vào sổ kê khai thuế, tuy nhiên hóa đơn đã giao cho bên kia nhưng cả hai bên chưa vào sổ báo cáo thuế. Trong trường hợp này, hai bên cần liên hệ với nhau để xác định lỗi, sau đó bên bán thực hiện:

– Lập biên bản thu hồi liên số hóa đơn lập thành 2 bản mỗi bên giữ 1 bản. Sau khi thu hồi các hóa đơn viết sai, kế toán đánh dấu các liên và lưu giữ số hóa đơn để giải trình với cơ quan thuế khi có yêu cầu.

– Xuất hóa đơn mới cho khách hàng. Hóa đơn này được ghi sao cho ngày trên hóa đơn là ngày hiện tại, tức là ngày lập biên bản thu hồi. Viết đúng và sử dụng hóa đơn này để vào sổ kê khai thuế thay cho hóa đơn đã viết sai.

+ Trường hợp sai số lượng, đơn giá, thành tiền, thuế suất, tiền thuế, tổng tiền

Người bán tiến hành:

B1: Lập biên bản xác nhận lỗi: Khi phát hiện sai sót, bên bán và bên mua phải lập biên bản hoặc có văn bản thỏa thuận ghi rõ lỗi, lập thành 2 bản, mỗi bên ký tên và đóng dấu giữ một bản.

B2: Người bán xuất hóa đơn sửa lỗi

Nếu hóa đơn ghi số tiền cao hơn giá trị thực tế thì lập hóa đơn điều chỉnh giảm

Nếu hóa đơn hiển thị số tiền thấp hơn số tiền thực tế, thì số tiền tăng phải được lập hóa đơn

Lưu ý: Ngày ghi trên hóa đơn điều chỉnh là ngày hiện tại và trên hóa đơn điều chỉnh không được có số âm (-).

– Kê khai thuế: Căn cứ vào hóa đơn điều chỉnh, người bán và người mua kê khai điều chỉnh doanh số mua, bán, thuế đầu ra, đầu vào.

+ Người bán: lập hóa đơn điều chỉnh nên ghi vào bảng kê hàng hóa, dịch vụ đã bán.

+ Người mua: Nhận hóa đơn điều chỉnh được liệt kê trong bảng kê mua hàng

+ Đối với các hóa đơn điều chỉnh giảm không được ghi số âm trên hóa đơn. Nhưng khi kê khai thuế thì phải kê khai âm bằng cách ghi dấu trừ (-) trước trị giá.

Ngoài ra, Thông tư mới nhất là Thông tư 26/2015/TT-BTC hướng dẫn pháp luật thuế hướng dẫn về thuế giá trị gia tăng và quản lý thuế.

Hướng dẫn xử lý việc viết sai hóa đơn trong một số trường hợp đặc biệt hai bên đã kê khai thuế: Kế toán cần lưu ý:

TH1: Hóa đơn ghi sai tên công ty, địa chỉ:

– Trường hợp hóa đơn đã lập có sai sót về tên, địa chỉ người mua nhưng đúng mã số thuế của người mua thì các bên lập biên bản điều chỉnh và không phải lập hóa đơn điều chỉnh.

Đây là hướng dẫn mới đáng chú ý tại Điều 3 Thông tư 26/2015/TT-BTC hướng dẫn sửa đổi, bổ sung một số điều của Thông tư 39/2014/TT-BTC. Trước đây hầu hết các công văn đều hướng dẫn TH này lập hóa đơn điều chỉnh.

TH2: Hóa đơn sai MST nhưng đã kê khai thuế

Tại điểm b khoản 7 Điều 3 Thông tư 26/2015/TT-BTC nhấn mạnh “Người bán phải ghi đúng tiêu thức “mã số thuế” của người mua và người bán”.

– Tiêu chí này phải chính xác. Do đó, khi bạn viết hóa đơn ghi sai MST của người mua thì ngoài việc bạn lập biên bản điều chỉnh hóa đơn thì bạn còn phải lập hóa đơn điều chỉnh và giao cho người mua.

– Cụ thể, khi lập hóa đơn điều chỉnh MST của người mua, bạn cần lưu ý những điểm sau:

+ Ngày lập hóa đơn: là ngày lập hóa đơn điều chỉnh.

+ Viết đúng và đầy đủ tên công ty, địa chỉ, MST của người đó.

+ Tại tiêu chí: “Tên hàng hóa, dịch vụ”, bạn ghi: Điều chỉnh mã số thuế đã ghi trên hóa đơn số…. ký hiệu… ngày… tháng… …

+ Các chỉ tiêu còn lại: hạch toán gạch chéo.




Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *

098 243 8765